Privacy Policy

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung der Internetpräsenzen sowie deren Apps und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

2.1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die
KA Köln.Assekuranz Agentur GmbH
Scheidtweilerstr. 4
50933 Köln
E-Mail: info@koeln-assekuranz.com

Unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Constantin Wirtz erreichen Sie unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz -Datenschutzbeauftragter- oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@koeln-assekuranz.com.

2.2. Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?
Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, unser Internetangebot anonym zu nutzen. Wir speichern keine personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten (wie z.B. IP-Adressen) von Nutzern der Website. Beim Besuch unserer Internetseiten werden zur anonymen Analyse des Nutzungsverhaltens Daten (Datum, Uhrzeit, betrachtete Seiten, Navigation, verwendete Software) von uns mittels eines externen Dienstleisters anonymisiert erhoben. Die Anonymisierung erfolgt vor dem Abspeichern der Daten beim Dienstleister.

Weitere Hinweise zu unserem Internetauftritt finden Sie unter Ziffer 7.

2.3. Für welche Zwecke werden Daten verarbeitet?
Wenn Sie uns in bestimmten Fällen Ihre persönlichen Daten mitteilen, behandeln wir diese entsprechend den am Sitz der Gesellschaft geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraulich. Wenn Sie uns eine E-Mail senden oder ein Onlineformular auf unserer Website ausfüllen und an uns abschicken, dann verarbeiten wir Ihre dort angegebenen persönlichen Daten (z. B. Ihren Namen oder Ihre Mailadresse) ausschließlich für unsere Korrespondenz mit Ihnen zur Übersendung der erbetenen Unterlagen oder Informationen oder für die bei dem einzelnen Formular ggf. genannten anderen Zwecke.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen dort nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

2.4. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes NEU (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze zur Verarbeitung personenbezogener Daten.

Die konkrete Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung hängt davon ab, in welchem Zusammenhang und für welchen Zweck wir Ihre Daten erhalten. Wir werden Sie daher bei der jeweiligen Anwendung gesondert darauf hinweisen, soweit erforderlich.

In der Regel wird die Rechtsgrundlage entweder „berechtigte Interessen des Verantwortlichen zur Abwicklung der Kommunikation“ oder im Rahmen von Bewerbungsverfahren zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Antrag der betroffenen Person erforderlich sein oder, insbesondere im Rahmen von Anwendungen mit geschlossenem Benutzerkreis (z.B. Bewerberportal), ggf. auch die Einwilligung des Nutzers bzw. der betroffenen Person sein.

2.5. Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb des Verantwortlichen erhalten nur die Personen und Stellen die betroffenen Daten, die für den jeweiligen Vorgang zuständig sind; diesbezüglich gibt es eine klare Geschäftsverteilung und Berechtigungskonzepte. Die Daten können zu den oben genannten Zwecken auch an Dienstleister übermittelt werden. Die Einbindung von Dienstleistern ist z.B. im Rahmen der Verwaltung und Wartung von IT-Systemen erforderlich. Die Liste aller Dienstleister, die im Auftrag Datenverarbeitungen durchführen, kann unter Ziffer 5 eingesehen bzw. heruntergeladen oder auf Wunsch auch übersandt werden.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten an weitere Empfänger übermittelt werden, soweit dies zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist (z.B. an Aufsichtsbehörden).

Außerdem kann eine Weiterleitung dieser Daten an Konzerngesellschaften erfolgen, z.B. im Rahmen der Unternehmenskommunikation oder der Konzernsteuerung.

2.6. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?
Derzeit erfolgt eine solche Übermittlung an Dienstleister in ein Drittland nicht.
Sollten personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. die Vereinbarung von EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Sie können die Informationen auch unter den eingangs genannten Kontaktinformationen anfordern.

2.7. Welche Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreifen wir?
Wir treffen jeweils nach dem Stand der Technik angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Bei den auf unseren Internetseiten angebotenen Dialogformularen setzen wir zum Schutz Ihrer Angaben eine SSL-(Secure-Socket-Layer)-Verschlüsselung ein. Diese SSL-Verbindung schützt Ihre Daten bei der Übertragung vor einer unbefugten Kenntnisnahme Dritter. Bitte verwenden Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit stets diese Dialogformulare. Wenn Sie uns Daten unverschlüsselt als normale, ungesicherte E-Mail schicken, besteht bei der Übertragung Ihrer Daten im Internet die Möglichkeit, dass diese von Unbefugten zur Kenntnis genommen oder verändert werden.

2.8. Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?
Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

2.9. Ihre Rechte, insbesondere Widerspruchsrecht
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Bitte wenden Sie sich hierzu an datenschutz@koeln-assekuranz.com

2.10. Wo können Sie sich beschweren?
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

2.11. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch, Steuergesetze und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach in der Regel bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Ergänzende Informationen finden Sie, soweit relevant, bei den einzelnen Datenverarbeitungen. Unterlagen nicht angenommener Bewerber werden nach Abschluss des internen Entscheidungsprozesses über die Stellenbesetzung in der Regel nach 6 Monaten gelöscht.

2.12. Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?
Sie sind nicht verpflichtet, im Rahmen der Nutzung der Website personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings gibt es Services, für die wir personenbezogene Daten von Ihnen benötigen, z.B. um Ihnen Informationen, z.B. gewünschte Newsletter zu übersenden oder Sie in einem Bewerbungsprozess zu berücksichtigen. Ohne diese Daten können die gewünschten Leistungen nicht erbracht werden. Wir erheben jeweils nur die tatsächlich erforderlichen Daten.

2.13. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?
Derartige Maßnahmen finden derzeit in unserem Hause nicht statt.
Falls wir im Einzelfall rein automatisierte Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung – einschließlich Profiling – nutzen, werden wir darüber bei der jeweiligen Anwendung informieren.

2.14. Verwendung Ihrer Daten
Gemäß der DSGVO bestehen zukünftig gesetzliche Informationspflichten, sobald und soweit personenbezogene Daten zur Verarbeitung bei Ihnen erhoben werden. Daher werden insbesondere in Versicherungsanträgen zukünftig entsprechende Informationen zur konkreten Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten enthalten sein. Nachstehend können Sie einzelne ausgesuchte Fassungen der Information zur Datenverwendung abrufen: Informationsblatt zur Datenverwendung
Hinweis: Unser Haus nimmt am „Hinweis- und Informationssystem der deutschen Versicherungswirtschaft“ nicht teil.

2.15. Änderung dieser Erklärung
Die Weiterentwicklung unserer Internetseiten und Änderungen der Technik führen von Zeit zu Zeit zu Anpassungen an unserer Datenschutzerklärung. Bitte beachten Sie bei Ihrem Besuch jeweils die aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.

Die deutschen Versicherungsgesellschaften der ERGO sind zum 1. März 2013 den “Verhaltensregeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch die deutsche Versicherungswirtschaft” (Code of Conduct Datenschutz) beigetreten. Der Code of Conduct Datenschutz regelt die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Verhaltensregeln wurden zwischen dem Gesamtverband der deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) und den Datenschutzaufsichtbehörden abgestimmt. Der Berliner Beauftragte für Datenschutz hat den Code of Conduct Datenschutz geprüft und festgestellt, dass die Regelungen mit dem geltenden Datenschutzrecht vereinbar sind. Die beigetretenen Unternehmen verpflichten sich, die hier vereinbarten Anforderungen einzuhalten und gegebenenfalls noch zu treffende Regelungen fristgerecht umzusetzen. Mit den Verhaltensregeln wird erstmalig ein branchenweiter Datenschutzstandard festgelegt. Bisher geltende Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes werden konkretisiert und Datenschutzbelange über das gesetzlich vorgeschriebene Maß hinaus berücksichtigt. Wegen der Verhaltensregeln sind zusätzliche Einwilligungen in vielen Fällen nicht mehr notwendig. Für besonders sensible Daten – wie beispielsweise Gesundheitsdaten – benötigen wir jedoch weiterhin eine Einwilligung in die Erhebung und Verwendung von Gesundheitsdaten und Schweigepflichtentbindungserklärung. Die Verhaltensregeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch die deutsche Versicherungswirtschaft finden Sie hier. Gern stellen wir Ihnen den Text auch in Papierform zur Verfügung. Sie können ihn auch per E-Mail anfordern unter info@koeln-assekuranz.com

Seit dem 1. Januar 2013 verwenden die deutschen Versicherungsgesellschaften der ERGO neue Einwilligungs- und Schweigepflichtentbindungserklärungen in ihren Anträgen, Anfragen und Beitrittserklärungen. Die verwendeten Erklärungen sind zwischen dem Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) und den Datenschutzaufsichtsbehörden inhaltlich abgestimmt. Sie bieten Ihnen noch mehr Transparenz im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten.

Download Muster

Wir führen eine Liste aller Dienstleister, die für die KA Köln.Assekuranz Agentur GmbH im Rahmen eines Vertrages tätig sein können. Die Verpflichtung zum Führen dieser Liste ergibt sich aus den neuen Einwilligungs- und Schweigepflichtentbindungserklärungen sowie den neuen Verhaltensregeln (Code of Conduct Datenschutz), die zwischen dem Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) und den Datenschutzaufsichtsbehörden vereinbart wurden. Ziel dieser Liste ist es, Transparenz über die Verarbeitung Ihrer Daten zu schaffen. In der Liste sind die Dienstleister aufgeführt, die vereinbarungsgemäß Gesundheitsdaten und/oder andere personenbezogene Daten im Auftrag der Versicherungsunternehmen der KA Köln.Assekuranz Agentur GmbH erheben, verarbeiten oder nutzen. Die Dienstleister werden konkret genannt, wenn ihre Hauptaufgabe die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten ist. Dienstleister, bei denen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nicht Hauptaufgabe ist, wie zum Beispiel beim Entsorgungsunternehmen für Papierabfall und elektronische Datenträger, werden nur in Dienstleistungs-Kategorien genannt. Gleiches gilt für Dienstleister, die nur gelegentlich für KA Köln.Assekuranz Agentur GmbH tätig werden. Sie können der Übermittlung Ihrer Daten an die in der Liste genannten Dienstleister im Einzelfall unter Angabe von Gründen widersprechen. Wir werden dann prüfen, ob aufgrund Ihrer besonderen persönlichen Situation Ihr schutzwürdiges Interesse am Ausschluss der Übermittlung überwiegt. Bitte beachten Sie, dass in der Liste alle Dienstleister der KA Köln.Assekuranz Agentur GmbH genannt sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihre Daten grundsätzlich an alle Dienstleister weitergegeben werden.
Die Dienstleisterliste der KA Köln.Assekuranz Agentur GmbH finden Sie hier.

Verarbeitung von E-Mails über Microsoft 365
Zur Verwaltung unserer E-Mail-Kommunikation nutzen wir Microsoft 365, einen Cloud-Dienst der Microsoft Corporation. Dabei werden personenbezogene Daten (z. B. E-Mail-Inhalte, Absender, Empfänger, Zeitstempel) auf Servern von Microsoft verarbeitet.
Microsoft agiert dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung und Sicherstellung der Funktionalität des E-Mail-Dienstes.

Speicherort der Daten:
Die Daten werden grundsätzlich innerhalb der EU verarbeitet. Microsoft hat sich zur Einhaltung der sogenannten EU Data Boundary verpflichtet. Eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden. In solchen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission oder durch geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

Stand 09/2025

6.1. Informationsübertragung und Verschlüsselung
Wenn Sie eine Nachricht an die KA Köln.Assekuranz Agentur GmbH über das Kontaktformular versenden, wird zur Übertragung dieser Informationen die Verschlüsselungstechnik SSL (Secure Socket Layer) mit einer Schlüssellänge von mindestens 128 Bit. eingesetzt.

6.2. Einsatz von Cookies
Während einer Online-Sitzung werden auf Ihrem Rechner sogenannte Cookies gespeichert. Dies sind kleine Dateien, welche die Darstellung und Bedienung unserer Website steuern. Wir verwenden Cookies, um Ihnen das bestmögliche Ergebnis auf unserer Website zu bieten. Daher speichern wir diese kleinen Dateien – die Sie jedoch nicht persönlich identifizieren – und werten die Daten aus. Damit verbessern wir die Nutzbarkeit unserer Website. Statistische Auswertungen dieser Internetauftritte führen wir anonym durch. Einen Personenbezug stellen wir nicht zu Ihnen her.
Die Cookies enthalten keine persönlichen Daten.
Hinweis: Die Einstellung für Cookies ist von Browser zu Browser unterschiedlich.

6.3. Soziale Netzwerke
Unser Internetauftritt sowie unsere Apps verwenden Social Plugins (“Plugins”) mehrerer sozialer Netzwerke: LinkedIn, Xing und youtube. Die Plugins sind mit einem Logo gekennzeichnet. Wenn Sie eine Seite unseres Internetauftritts oder eine App aufrufen, die ein solches Plugin enthält, können diese Plugins direkte Verbindungen mit dem sozialen Netzwerk aufbauen und ggf. Daten übermitteln. Es erfolgt eine Kommunikation zwischen dem Plugin, Ihrem Browser und dem sozialen Netzwerk. Durch die Einbindung der Plugins erhalten die sozialen Netzwerke die Information, dass Sie die entsprechende Seite unseres Internetauftritts aufgerufen haben. Sind Sie bereits in dem sozialen Netzwerk eingeloggt, kann das soziale Netzwerk den Besuch Ihrem Konto zuordnen. Wenn Sie mit den Plugins interagieren, zum Beispiel den “Gefällt mir” Button betätigen oder einen Kommentar abgeben, wird die entsprechende Information direkt an das soziale Netzwerk übermittelt und dort nach den Richtlinien des jeweiligen sozialen Netzwerkes gespeichert. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch das soziale Netzwerk sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen des jeweiligen sozialen Netzwerkes. Wenn Sie nicht möchten, dass soziale Netzwerke von Ihrem Besuch unserer Internetauftritte erfahren, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unseres Internetauftritts oder der Nutzung der App aus den sozialen Netzwerken abmelden.
Hinweis: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Details zu den eingesetzten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Sofern Sie mit unserem Hause im Rahmen der von uns angebotenen K.A.R.L.^®-Dienstleistungen sowie sonstiger von unserem Hause erbrachten Dienstleistungen (insbesondere im Rahmen von Risikoservice-Dienstleistungen) zusammenarbeiten, gelten die vorstehend gemachten Ausführungen sinngemäß.

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten ausschließlich im Rahmen und zur Erfüllung des bestehenden K.A.R.L.^®-Vertragsverhältnisses bzw. sonstigen Dienstleistungsvertragsverhältnisses. Hierzu gehören die LOG-IN-Daten, die wir von Ihnen erhalten haben und Ihre Mailsignatur, die wir für die Korrespondenz mit Ihnen nutzen.

Die im Rahmen einer Standortbewertung uns bekannt gegebenen Standortkoordinaten und sonstige Standortdaten werden ausschließlich für die Erfüllung der von uns vertraglich zugesagten Naturgefahrenbewertung genutzt. Eine Verwendung für andere Zwecke (z.B. Marketing, Recherche natürlicher Personen oder ähnliches) findet nicht statt.

Gleiches gilt sinngemäß im Rahmen eines sonstigen Dienstleistungsvertragsverhältnisses.

Die Berechnungen für K.A.R.L. werden auf für die KA dedizierte Server in Rechenzentren vorgenommen. Berechnungen in der CLOUD finden nicht statt.